Ventetid: Fra 12 uger til 2 uger på 3 måneder

Kan man korte 10 uger af ventetiden på billeddiagnostik uden ekstra ressourcer, personale eller pres – på kun 3 måneder? Svaret er ja, og på røntgenafdelingen på Kolding Sygehus har de opskriften.

Effektivisering på Kolding Sygehus

Pica Andersen, ledende overradiograf på Kolding Sygehus med plakat over effektiviseringsprojektet på hospitalets røntgenafdeling, som hun var med til at iværksætte.


Det startede med CT. Så gentog de successen for MR og Ultralyd, og siden september 2015 er al konventionel røntgen, også for indlagte patienter, foregået uden tidsbestilling.


Opskriften?

Tag en vision, krydr den med en god portion medarbejderinddragelse, tilsæt målrettet ledelse og visualisering af mål.

”Med 10-12 ugers ventetid ved vi, at der er patienter nok derude, der venter på os. Det kan vi ikke være bekendt,” mener ledende overradiograf, Pica Andersen.

Sammen med ledende overlæge Ib Jensen satte hun i søen på CT-området i marts 2013, og på kun tre måneder var ventetiden nedbragt til to uger, hvor den har ligget siden. Samme metode har de to ledere efterfølgende brugt på MR og Ultralyd, hvor kapaciteten nu er
udnyttet effektivt.


Et bedre forløb for patienten

Selv om megen effektivisering bunder i behov for besparelser, var motivationen en helt anden på Kolding Røntgenafdeling.

”Det handler om at sætte patienten i fokus,” understreger overradiografen – ”12 ugers ventetid kan være rigtig lang tid for en patient, der venter på afklaring, og man kunne jo spørge sig selv, om man har lyst til at vente så længe på en CT-scanning.”


Kostede et armlæn

I hele projektets, i skrivende stund, 2 ½-årige levetid har afdelingen ikke fået tilført ressourcer udefra – et enkelt armlæn undtaget …

”Vi har hverken mere personale eller flere CT-scannere. Vi har det, vi har,” forklarer Pica Andersen.
Eneste udgift har været et armlæn til en stikkestol i CT-forberedelsesrummet.

”Et forberedelsesrum er med til at udnytte CT-tiden bedre. Problemet var bare, at vores rum aldrig blev brugt! Det var blevet opbevaringsrum for blyforklæder. Det viste sig, at stikkestolen i sin tid var leveret med kun ét armlæn, men ofte skal man stikke i den anden arm, og her var personalet nødt til at skrue armlænet af og flytte det til den anden side – det var besværligt, og blev derfor sprunget over. Et ekstra armlæn betød, at forberedelsesrummet nu bruges flittigt igen,” griner hun.

Kolding Sygehus' effektiviseringsproces

Tidslinjen illustrerer udviklingen i Kolding Sygehus’ effektiviseringsproces, samt hvordan ventetiden løbende er blevet nedsat for bl.a. CT-, MR- og ultralydundersøgelser.


Idéerne kommer nedefra

Ib Jensen og Pica Andersen vidste, at de ønskede markante og langsigtede ændringer, og de vidste også, at forandringer ikke skal komme oppefra.

”Første skridt var at få hele afdelingen med ombord. Vi holdt et brainstorm -møde med alle, der var involveret i CT og bad dem byde ind med forslag. Intet var for småt, for stort eller forkert at sige,” fortæller den ledende overradiograf.

”Inden vi gik fra mødet havde vi en plan – og folk gik derfra med lysten til at sætte i gang, for alle idéerne kom fra dem selv,” understreger hun. 


Visuelle mål

Én af de ændringer på afdelingen, der har haft stor effekt, er helt lavpraktisk nogle tal på en tavle.

”Hver dag hænger vi afdelingens måltal op ude på gangen. Tallene viser bl.a. hvor mange uvisiterede henvisninger, derventer på en læge, og hvor mange undersøgelser, der ligger klar til beskrivelse. Med disse tal kan al personale se, hvorfor vi er her,” forklarer Pica Andersen. 


Da ventetiden blev for kort

Og effektiviseret blev der – måske en tand for meget. Til at begynde med nedbragte afdelingen ventetiden på CT til kun én uge – men det skulle byde på en uventet udfordring.

"Der blev flere udeblivelser,” fortæller Pica Andersen. 

”Da vi undersøgte årsagen, viste det sig, at en del patienter missede indkaldelsen – de kunne simpelthen ikke forestille sig, at en samtale med egen læge om mandagen kunne resultere i en CT-scanning om fredagen, så de holdt ikke øje med postkassen eller e-boksen.” Ventetiden blev herefter sat til 2 uger, så patienterne også kan følge med. 


Effektivisering uden stress

Resultaterne på Koldings røntgenafdeling er sket ved at gøre arbejdsgange nemmere og have fokus på patienten – ikke ved at bede folk om at løbe hurtigere.

”Radiograferne synes ikke, at de har mere travlt end før ændringerne. De synes, de har fået det bedre derinde. Det er måske en kliché, men den holder her: Work smarter, not harder,” opfordrer Pica Andersen.

Og det fortsætter de med på Kolding. 


Seneste projekt: Røntgen åben for alle

Senest har afdelingen åbnet op for konventionel røntgen, så alle patienter undgår tidsbestilling – også de indlagte. Erfaringerne er indtil videre meget positive.